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프로젝트관리

노션(Notion)으로 프로젝트 관리하기

by ocean treedoctor 2021. 6. 17.
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올해 초, 신사업팀에서 노션을 처음 접했습니다.
그 동안 회의록이나 팀 업무 내용 등을 정리하는 용도로 사용을 했는데, 프로젝트관리 툴로 쓰기에도 괜찮은 것 같아서 간단히 공유해 보려고 합니다.

노션은 직관적으로 되어 있어 사용하기에도 부담이 없고 몇 번 클릭하다 보면 금방 적응이 되네요.
여러 프로젝트를 한 곳에서 상태 확인이 가능하고, 과거 종료된 프로젝트들도 체계적으로 관리가 가능하여 언제든지 참고가 가능할 것으로 판단되며, 만들고자 하는 전체적인 모습은 다음과 같습니다. 

<여러 프로젝트를 한 화면에>

사실 위 이미지는 그리 중요하진 않습니다. 여러 프로젝트를 한 화면에 모아 놓은 상태에 불과 합니다.
그럼, 각각의 프로젝트 관리를 노션에서 어떻게 관리가 가능 할지를 시작해보겠습니다.
역시나 다른 좋은 방식의 노하우를 가지고 계시면 댓글로 많은 의견 부탁드립니다.


우선 문서를 만들기 위해 노션으로 접속하여 '페이지 추가'를 클릭합니다.
아래와 같은 페이지가 생성되었습니다.

<페이지 추가>

진행중이거나 완료된 프로젝트들을 모두 관리하고, 과거 프로젝트를 참고하기 위한 포트폴리오 페이지로 생각하고 제목은 'Projects Management'으로 정했습니다. 적절히...

제목 입력 후 다음 라인에 간트차트를 넣어 보겠습니다. 노션에서는 지원되는 템플릿 등을 확인하려면 입력란에서 slash('/')를 입력하시면 선택할 수있는 다양한 템플릿이 표시됩니다. 해당 라인에서 '/time' 또는 '/타임'을 입력하시면 페이지에 타입라인을 넣을 수 있는 객체가 표시됩니다.

<'/time'으로 타임라인 템플릿 확인>

저는 '타임라인 - 인라인'으로 선택하겠습니다. 그럼, 아래와 같이 기본적인 타임라인이 들어갑니다.

<페이지에 타임라인 템플릿 등록>

이제부터 하나의 프로젝트를 관리한다고 생각 하시고 작업과 일정을 각각 정리 하는 과정입니다. WBS를 생성하는 과정으로 보시면 되겠네요. 각각의 작업을 정의하도록 합니다.

 

1. TASK생성 및 설정

템플릿에 생성된 SAMPLE로 시작해 보겠습니다. 작업등록을 위한 '카드1'을 클릭하여 편집으로 들어가면 아래와 같은 관리 속성들이 있습니다.

<task속성>

여기서, 날짜 타입을 일반적인 WBS형태의 Start Date, End Date로 변경하도록 하겠습니다.
속성 아래의 '+ 속성추가'를 클릭하여 '시작일', '종료일'를 각각 추가하고 속성 유형을 '날짜'로 맞춰 줍니다.
그리고, 기존의 '날짜'속성은 삭제를 합니다. 그럼, 아래와 같이 시작일과 종료일이 추가 된 것을 확인할 수있습니다.

<속성에 시작일과 종료일을 추가>

시작일과 종료일을 추가하고 날짜속성을 삭제 했기 때문에 목록에서 사라지고 상단에 '날짜 없는 페이지(3)'과 같은 형태로 표현이 됩니다. 

<날짜속성 삭제후 '날짜 없는 페이지' 목록>

시작일과 종료일을 타임라인에 처리하기 위해서 템플릿 설정(...)에서 설정이 필요합니다. 아래와 같이 설정에서 '타임라인 표시 기준'을 클릭하여 시작일, 종료일에 맞춰 각각 설정을 해 줍니다.

<타임라인에 날짜 적용하기 위한 설정>
<시작일, 종료일 맞춰 설정>

타임라인에 표현될 날짜를 설정했다면 이제는 각각을 클릭하여 작업명과 날짜를 부여하면 됩니다.

<작업과 일정을 확정한 모습>

 

2. 작업 할당 및 상태 처리하기

기본 설정작업은 완료가 되었으니, 작업에 담당자 할당과 상태값 관리에 대하여 처리해 보겠습니다.
각각의 작업에 들어가서 담당자를 배정하고 상태값을 등록할 수 있습니다.
상태값은 변경이나 추가가 가능합니다. 저는 상태를 ToDo-Inprogress-Done으로 변경하여 관리하도록 하겠습니다.

<작업의 담당자 배정과 상태값 설정>


각각의 작업들에 대하여 담당자 배정과 상태 정리가 끝났습니다. 그러나 설정된 값들 일부를 목록이나 일정표에 노출 할 필요가 있습니다. 다시 설정(...)으로 들어가면 노출할 속성값들을 선택하여 관리가 가능합니다.

<설정의 속성을 클릭하여 노출할 속성을 선택>

아래와 같이 저는 작업에 배정된 담당자와 작업상태값을 표시하도록 설정하겠습니다.

<배정된 담당자와 상태를 추가로 노출하도록 설정>

설정후 간트차트를 보면 이제 제법 쓸만한 표가 완성이 되었습니다. 프로젝트 제목 설정(Project-1)을 마무리 하고 다음으로는 타임라인(간트차트)외 다른 보기 기능을 추가 하도록 하겠습니다.

<설정 후 모습>

3. 보기 추가 하기

보기는 아래와 같이 6가지 형태를 제공하고 있습니다. 이 중에서 보드, 타임라인, 리스트 등이 프로젝트 관리 영역에서 쓸만한 것으로 판단이 됩니다. 각각의 설정을 해보겠습니다.

<보기 옵션>

우선 타임라인은 완성이 되었으니, 이 번에는 보드를 생성해 보겠습니다. 간단합니다. 보드를 선택하고 생성 버튼만 클릭하면 그만입니다.

<보드 보기>

보드보기 또한 입맛에 맞게 변경을 해 주시면 됩니다. 그룹을 추가 하거나 옮기는 것도 가능하고, 속성 값들을 선택하여 밖으로 노출도 가능합니다. Inprogress과정 다음 테스트 과정을 하나 추가하고 타임라인 처럼, 담당자와 상태값을 밖으로 노출시켜 보겠스니다.

'그룹 추가하기'를 클릭하여 그룹을 만들고 이름을 'Test'로 등록했습니다. 그리고 맨 앞쪽의 '상태 없음'그룹은 숨김 처리하여 아래와 같이 되었습니다.

<Test그룹 추가, 상태없음 숨김처리>

마지막으로 상태값을 보여주기 위해 설정(...)으로 들어가 '속성'을 선택하여 '배정', '상태'속성을 on시켜 줍니다.

<배정과 상태값을 목록에 보여주도록 설정>

설정을 끝내면 제법 쓸만한 칸반보드가 만들어져 있습니다. 일반적인 칸반 사용법과 같이 사용을 하시면 됩니다.

<칸반보드 완성>

위와 같은 방식으로 리스트형 보기도 추가해 보세요. 아래와 같이 '리스트 보기'까지 완성했습니다. 프로젝트 명 옆에 링크를 통해서 각각의 보기로 이동이 가능합니다.

<리스트 보기>
<각각의 보기 이동이 편리하게 되어있다>

이상으로 노션을 통한 프로젝트 관리방법을 마치겠습니다.
좋은 의견 있으시면 언제든 주세요.~

 

https://www.notion.so/Projects-Management-b041c952a2a74e649f77f3ec3e090665

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