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프로젝트관리

[프로젝트관리] WBS(Work Breakdown Structure)

by treedoctor 2018. 5. 31.
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<그림1. Excel을 이용한 WBS>

여러 프로젝트를 진행하면서 WBS에 대한 고민이 많았다. MS Project를 사용하기에는 일반적인 SI나 프로젝트 관리 전문조직이 없다 보니 회사에서 거의 사용을 하지 않을뿐더러 이해 관계자들에 대한 공유에도 애로가 많다. 그래서 대부분의 회사에서 SaaS형태로 제공되는 툴을 사용하거나 주로 엑셀을 통해 관리하고 있지 않을까 생각된다.

Trello, Taskworld, dooray등 온라인으로 제공되는 여러 툴을 사용해 봤으나 작업이나 진척을 한눈에 보기에는 익숙하지 않은 불편함이 있어 주로 엑셀과 병행하여 사용중이다오늘은 여러 번 갱신하면서 나름 보기 좋게 구성한WBS템플릿을 공유해 보려고 한다.

매크로는 사용하지 않았고, 엑셀의 기본기능과 함수만으로 처리하다 보니 양식자체가 무거울 수 있다. 엑셀에 능숙하지 않아 수식이나 내용 등을 좀 더 보완해야 되지만 많은 분들이 보완해서 또 다시 공유를 해 주시면 좋을 것 같다. 특히 복잡한 프로젝트의 경우 라인이 길어지거나 작업의 추가/삭제가 많으면 관리하기가 힘든 단점이 있다.

템플릿은 WBS를 작성해 보았다면 쉽게 이해 할 수 있는 부분이고 몇 가지만 설명하고자 한다.
굳이 분리하자면 아래 6 가지로 분리하여 설명 할 수 있겠다. 복잡한 것 같지만 수식을 잘 뜯어보면 아주 간단하다.

1. 할일

<그림2. Task관리>

일반적인 내용으로 특별히 설명해야 할 내용은 없을 것 같다. WBS코드, Task, 하위task관계를 표시하고 아쉬운 부분은 작업간의 관계(순서)에 대한 부분은 넣기에 너무 복잡하여 빠져있다. Depth는 총 4단계로 나눌 수 있도록 처리해 놨으며, 작업을 상/하위로 입력하면 자동으로 표시해 준다. (템플릿의 수식 참고)

2. 계획

<그림3. 계획관리 부분>

시작일/종료일을 넣으면 공휴일을 판단하여 소요일(기간)을 자동으로 표기한다.
=CONCATENATE(NETWORKDAYS(K24,L24,holiday!B4:B39),"")

맨 마지막 최종작업에만 시작
/종료일을 입력하여 상위 작업목록이 시작/종료일을 자동으로 표시하도록 한다.
* 시작일 : =IF(COUNTA(K20:K25)>0, MIN(K20:K25), "")
* 종료일 : =IF(COUNTA(L20:L25)>0, MAX(L20:L25), "")

해당
task의 담당자 입력, 상위 작업에는 아래 하위작업의 모든 담당자(그룹)등으로 표시할 수 있다.
진척율의 수치는 자동으로 표시되며(템플릿의 수식) Progress bar는 아래 조건부 서식의 새 규칙(N) 을 통하여 표시할 수 있다. 자세한 내용은 템플릿의 해당 위치에서 확인한다.

<그림4. 엑셀의 조건부 서식>

3. 실적

<그림5. 실적관리 부분>

실적부분도 역시 계획부분과 같고 하위 테스크의 시작일/종료일과 주()간 실제 진척율만 표기하면 된다실제 작업에 들어간 날짜를 먼저 표기하고 해당 작업이 끝났을 때 종료일을 기입하면 언제 시작했고 아직 마무리가 안 된 작업임을 알 수 있다. (, 시작은 일찍 들어갔는데, 아직까지 왜 안 끝났는지 확인해 볼 수 있는 단초가 될 수 있다.)

4. 관리지표

<그림6. 관리지표 부분>

업무구성비는 전체 작업에서 해당 Task의 비중(가중치)을 뜻한다. 하위 작업의 각각의 비중 합은 상위작업의 100%가 되어야 하며, 각각 상위작업의 합은 전체작업의 100%이 되어야 한다. (이 원칙에 의해 각 수치들이 관리된다)
- 계획 : 계획진척율*구성비(가중치)
- 실적 : 실적진척율*구성비(가중치)
- 잔여일 : 계획의 종료일과 기준일자를 가지고 공휴일 고려한 남은 일자를 표시한다.
  NETWORKDAYS($P$2,L21,holiday!B4:B39) , 기준일자종료일=남은일자가 된다.
- : (실제진척율-계획진척율)/구성비(가중치)를 수치로 표시하고 적정 관리 수준에서 조건부 서식을 이용하여 신호등 아이콘과 색깔로 표시하면 늦어지는 작업들이 쉽게 눈에 들어 띄도록 할 수있다.
- 비고 : task의 이슈나 산출물을 link로 걸어 둘 수 있다.

5. 전체현황

<그림7. 전체현황 부분>

- 기준일자 : 프로젝트를 하다 보면 일간/주간 진척관리를 하게 되어있는데, 진척을 관리하는 기준일로 생각하면 된다.(기준일자에 따라 진척관련 수치들이 일자에 맞춰 변경된다. ex,주간보고 작성시의 기준일 등)
- 계획진척 : 계획의 전체 진척율
- 실제진척 : 실적의 전체 진척율
- SPI : 계획대비 실적(일정관리지표, Schedule Performance Index)
  * SPI > 1 : 일정단축
  * SPI = 1 : 일정준수 
  * SPI < 1 : 일정지연 
- 상태 : 프로젝트 전체의 상태 표시 (수치를 관리하고자 하는 수치로 변경하여 관리)

6. 공휴일관리

<그림8. 공휴일 관리>

별도의 탭에 공휴일을 넣을 수 있도록 처리하였고, 해당 공유일은 앞에서 설명한 일정과 관련된 기간, 잔여일 등에서 사용이 된다.
=CONCATENATE(NETWORKDAYS(K20,L20,holiday!B4:B39),"") 


그 동안 사용해 본 결과 사용자, 작업자, 보고서를 받아보는 이해관계자들 모두 다른 양식에 비해 호응이 괜찮았던 것 같다. 특히 보고서 전달시 이미지 또는 pdf로 이해관계자별로 간략, 상세 형태로 구분하여 Risk관리와 함께 공유하면 효과가 좋다. 간략/상세의 기준은 아래의 그룹관리로 간단히 처리 할 수 있다. 그룹을 축소하면 간략 보고(큰 작업 위주로), 확장하면 상세 보고(전체 또는 중간레벨 위주로)형태로 쉽게 만들 수 있다.

<그림9. 엑셀의 그룹관리>


- 프로젝트 전체에 대한 진척.(전체축소)

<그림10. 전체축소 - 프로젝트 전체에 대한 현황만 표시>


- 각 그룹별(큰 작업위주로) 진척 (중간펼침)

<그림11. 중간펼침 - 대분류 작업 목록 현황만 표시>

- 상세진척(중간확장)

<그림12. 중간확장 - 대분류 하위 항목까지의 현황 표시>

- 상세진척(완전확장)

<그림13. 전체확장 - 프로젝트 전체 작업에 대한 항목/현황 표시>

템플릿의 글꼴은 다음체를 적용하였다. 혹시 템플릿이 깨진다면 다음체를 받아 설치하면 보이는 화면과 동일하게 볼 수 있고, 글꼴은 원하는 글꼴로 얼마든지 변경이 가능하다.


마지막으로, 쓰다 보니 두서없이 써서 이해하기 어려울 수 있겠다는 생각이 드네요. 제 글 보다는 수식을 잘 보시면 이해가 빠를 것 같습니다. 수식 잘못된 부분 있으면 알려주시고 개선되어야 할 부분 많은 개선 부탁 드립니다.


WBS_sample.xlsx




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댓글60

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  • danny 2019.05.16 10:06

    공개해주신 WBS 잘 활용하겠습니다. 계획율과 진척율이 있는데 계획은 한번 세우면 끝아닌가요? 계획에 진척율이란 것은 무슨 의미인지 잘 이해가 가지 않습니다. 설명 부탁드립니다~ 잘 몰라서요
    답글

    • Favicon of https://plantclinic.co.kr BlogIcon treedoctor 2019.05.18 21:37 신고

      양식의 계획란의 진척율은 시간이 지남에 따른 진척으로 보시면 됩니다. 즉, 어떤 일을 언제까지 마무리 하겠다고 계획 했다면 시간이 지남에 따른 그 작업의 예상 진척율로 보시면 되겠죠. (실제 그 일을 진행하여 진척이 발생하는 것은 실적란의 진척률 이고요)
      그리고 수립된 계획도 변경관리에 의해 변경이 될 수 있습니다. 처음 계획이 완벽하지 않을 수 있고, 프로젝트 중간에 어떤 이슈로 인해 계획을 변경할 일도 생기니까요.(상황에 따른 변경관리를 잘 해야 되겠죠.)

  • lucky 2019.06.05 21:09

    공유해주셔서 감사합니다. 잘쓰겠습니다.
    답글

  • 포보스 2019.06.28 13:12

    감사 합니다. 현업에 잘 이용할께요...^^
    답글

  • 익명 2019.07.08 18:16

    비밀댓글입니다
    답글

  • alex 2019.07.09 12:32

    우연치 않게 좋은 정보를 봤네요~
    잘 사용해 보겠으며, 이런 자료를 올려주셔서 감사합니다.
    오늘도 좋은 하루 되시길 바랍니다. _(__)_
    답글

  • yp_design 2019.08.08 15:27

    이렇게 좋은 문서를 공유해 주셔서 감사합니다.
    답글

  • 익명 2019.08.13 17:35

    비밀댓글입니다
    답글

  • 익명 2019.09.19 16:20

    비밀댓글입니다
    답글

  • 피곤한사자 2019.10.03 23:03

    wbs 양식을 찿아보는 중에 귀한 자료를 보게되었네요.
    귀한 자료를 공유해 주셔서 감사합니다.
    이번에 진행하는 프로젝트에 활용하겠습니다.
    답글

  • 감사합니다 2019.10.24 00:52

    정보나눔 감사합니다. 큰 도움이 되었습니다.
    답글

  • Favicon of https://nhb4181.tistory.com BlogIcon 해요빈 2019.10.29 16:37 신고

    너무 좋은 정보네요.
    감사합니다. : )
    답글

  • 반면교사 2019.11.01 17:42

    저도 양식 사용유무 문의하려고했는데....위에 사용해도 된다고하니....저도 프로젝트에 맞게 수정해서 감사히 사용하겠습니다.
    답글

  • 들꽃향기 2019.11.08 19:14

    검색을 통해서 다운 받게 되었는데.. 이렇게 소중한 자료를 사용 허락해 주셔서 감사드립니다.
    유용하게 잘 쓰겠습니다.
    답글

  • 안녕하세요 2019.12.30 10:12

    안녕하세요. 양식 사용하려고 하는데요.. 4단계로 나누어진 행마다 색깔도 다른데 수동으로 변경해야 하나요? ? 그리고 그룹 지정도 변경하구요 ? ? 상위/하위로 입력하는건 어디에 입력해야 하는건가요??
    답글

    • Favicon of https://plantclinic.co.kr BlogIcon treedoctor 2019.12.30 15:24 신고

      안녕하세요.
      본문 에서도 언급된 내용으로 MS Project나 기타 프로젝트관리 tool의 기능이 들어있지는 않습니다.
      색상관리, 그룹지정, 작업관계등 모두 수작업 입니다. 엑셀을 이용한 것으로 초기에 수작업으로 처리 해야 될 부분이 많이 있습니다. 부족하신 분은 별도의 수식이나 매크로를 통해 얼마든지 변형해 쓰시면 됩니다.
      방문 감사합니다.

  • Favicon of https://eyehole.tistory.com BlogIcon 아이홀 2020.02.07 15:09 신고

    양식 디자인이나 실용성 면에서 많은 고민을 하고 만드신 거 같은데 공유해 주셔서 감사합니다.
    업무 구성비 부분이 가중치라고 하셨는데, 최상단의 100%가 하단의 백분율의 합이 아닌데 조금만 부연설명을 부탁드려도 될런지요?
    답글

    • Favicon of https://plantclinic.co.kr BlogIcon treedoctor 2020.02.08 15:11 신고

      방문감사합니다.
      첨부된 파일 보시면 업무구성비 부분이 각 작업의 가중치가 맞습니다.
      각각의 업무는 상/하위 작업으로 분류되어 있습니다.(WBS Code 참고)
      즉 어떤 작업(task1)의 하위 작업이 5개(task1-1 ~ task1-5)가 있다면 그 5개의 가중치의 합이 100%이 되어야 그 작업(task1)이 100%가 되는 구조입니다. 양식에 모든 수치가 그렇게 적용이 되어 있습니다. WBS Code기준으로 보시면, 전체 구성비(project)는 각각의 작업(대분류 project1 ~ project4)의 합이 100%가 되어 되도록 되어있습니다. 설명이 어렵다면 양식의 수식 부분을 보시면 더 이해가 편하실 것 같습니다.

  • 좋은하루보내세요 2020.04.13 08:45

    숨겨진 7~18행의 수식이 오류로 뜨는데 혹시 확인해주시면 안될까요?
    업무구성비 부분은 작업이 5개(task 1~5), 하위작업이 없을경우, 각 가중치는 20%로 보면 되는건가요?
    답글

    • Favicon of https://plantclinic.co.kr BlogIcon treedoctor 2020.04.14 20:50 신고

      마일스톤 표시하던 내용을 그룹 축소/확장을 통해서 가능하여 사용하지 않으려고 숨겨놓은건데, 나중에 한번 정리해서 update하겠습니다.
      첨부된 파일 보시면 업무구성비 부분이 각 작업의 가중치가 맞습니다. 각 업무의 분류 하위에 각각의 작업으로 등록되어 있습니다.(WBS Code 참고) 즉 어떤 작업 분류(task1)의 하위 업무 5개(task1-1 ~ task1-5)가 있다면 그 5개의 가중치의 합이 100%이 되어야 그 업무(task1)가 100%가 되는 구조입니다. 양식에 모든 수치가 그렇게 적용이 되어 있습니다. WBS Code기준으로 보시면, 전체 구성비(project)는 각각의 작업(대분류 project1 ~ project4)의 합이 100%가 되어 되도록 되어있습니다. 설명이 어렵다면 양식의 수식 부분을 보시면 더 이해가 편하실 것 같습니다.

  • 뿌이크 2020.06.18 19:05

    안녕하세요. 프로젝트 관리에 대해서 많은 고민을 하고 있는데 좋은 파일을 공유해주셔서 감사합니다.
    실적 진척율 란은 실적 실작일과 종료일로 인해 변경하지 않고, 업무 구성비 조정에 따라서 변경합니다. 이럴 때 업무가 실제로 시작하지 않아도 진척율이 100%로 나오는데 실적 진척율 부분은 주관적으로 입력해야 하는 부분인가요?
    답글

    • Favicon of https://plantclinic.co.kr BlogIcon treedoctor 2020.06.19 10:51 신고

      안녕하세요 방문감사합니다..

      업무 구성비 라고 되어있는 부분은 업무가중치로 보시면 됩니다. 즉, 전체 프로젝트에서 이 작업이 얼마의 비중을 차지하는지를 정하는 수치입니다. 이 수치는 각각 하위 작업의 합이 상위 작업의 100%로 되고 따라서 전체 프로젝트 작업이 100%로 설계하시는 부분입니다.

      계획의 진척율은 기간이 지남에 따라 자동으로 진척율이 바뀌지만, 실적의 진척율은 기간에 따라 자동으로 변하는 것이 아니고 직접 그 작업이 현재 어느정도 진척율을 보이는지를 입력하셔셔 관리하는 부분입니다. 그에 따라 계획대비 실제 진척은 업무구성비에 따라 전체적인 프로젝트 진행율이 나오게됩니다.

  • 안녕하세요 2020.07.09 13:20

    좋은자료 공유해주셔서 감사합니다
    답글

  • 엔큐씨 2020.10.30 11:28

    정말 필요한 자료였습니다..정말 감사합니다.
    답글

  • Jay oh 2021.01.13 20:28

    시작일 종료일 작업일수 계산되어 기간이 나오는데요. 토요일도 작업일로 넣고싶은데 함수를 어떻게 해야되나요?
    답글

    • BlogIcon 나무의사 2021.02.20 23:10

      바빠서 못들어 온사이 관리자계정 접속도 안되서 답글이 늦었습니다.
      제가 자세히 보진 못하고 참고하실 수 있는 URL남겨 드립니다.

      https://xlworks.net/excel-function-networkdays-networkdays-intl/