[프로젝트관리] WBS(Work Breakdown Structure)

<그림1. Excel을 이용한 WBS>

여러 프로젝트를 진행하면서 WBS에 대한 고민이 많았다. MS Project를 사용하기에는 일반적인 SI나 프로젝트 관리 전문조직이 없다 보니 회사에서 거의 사용을 하지 않을뿐더러 이해 관계자들에 대한 공유에도 애로가 많다. 그래서 대부분의 회사에서 SaaS형태로 제공되는 툴을 사용하거나 주로 엑셀을 통해 관리하고 있지 않을까 생각된다.

Trello, Taskworld, dooray등 온라인으로 제공되는 여러 툴을 사용해 봤으나 작업이나 진척을 한눈에 보기에는 익숙하지 않은 불편함이 있어 주로 엑셀과 병행하여 사용중이다. 오늘은 여러 번 갱신하면서 나름 보기 좋게 구성한WBS템플릿을 공유해 보려고 한다.

매크로는 사용하지 않았고, 엑셀의 기본기능과 함수만으로 처리하다 보니 양식자체가 무거울 수 있다. 엑셀에 능숙하지 않아 수식이나 내용 등을 좀 더 보완해야 되지만 많은 분들이 보완해서 또 다시 공유를 해 주시면 좋을 것 같다. 특히 복잡한 프로젝트의 경우 라인이 길어지거나 작업의 추가/삭제가 많으면 관리하기가 힘든 단점이 있다.

템플릿은 WBS를 작성해 보았다면 쉽게 이해 할 수 있는 부분이고 몇 가지만 설명하고자 한다.
굳이 분리하자면 아래 6 가지로 분리하여 설명 할 수 있겠다. 복잡한 것 같지만 수식을 잘 뜯어보면 아주 간단하다.

1. 할일

<그림2. Task관리>

일반적인 내용으로 특별히 설명해야 할 내용은 없을 것 같다. WBS코드, Task, 하위task관계를 표시하고 아쉬운 부분은 작업간의 관계(순서)에 대한 부분은 넣기에 너무 복잡하여 빠져있다. Depth는 총 4단계로 나눌 수 있도록 처리해 놨으며, 작업을 상/하위로 입력하면 자동으로 표시해 준다. (템플릿의 수식 참고)

2. 계획

<그림3. 계획관리 부분>

시작일/종료일을 넣으면 공휴일을 판단하여 소요일(기간)을 자동으로 표기한다.
=CONCATENATE(NETWORKDAYS(K24,L24,holiday!B4:B39),"일")

맨 마지막 최종작업에만 시작/종료일을 입력하여 상위 작업목록이 시작/종료일을 자동으로 표시하도록 한다.
* 시작일 : =IF(COUNTA(K20:K25)>0, MIN(K20:K25), "")
* 종료일 : =IF(COUNTA(L20:L25)>0, MAX(L20:L25), "")

해당 task의 담당자 입력, 상위 작업에는 아래 하위작업의 모든 담당자(그룹)등으로 표시할 수 있다.
진척율의 수치는 자동으로 표시되며(템플릿의 수식) Progress bar는 아래 조건부 서식의 새 규칙(N) 을 통하여 표시할 수 있다. 자세한 내용은 템플릿의 해당 위치에서 확인한다.

<그림4. 엑셀의 조건부 서식>

3. 실적

<그림5. 실적관리 부분>

실적부분도 역시 계획부분과 같고 하위 테스크의 시작일/종료일과 주(일)간 실제 진척율만 표기하면 된다. 실제 작업에 들어간 날짜를 먼저 표기하고 해당 작업이 끝났을 때 종료일을 기입하면 언제 시작했고 아직 마무리가 안 된 작업임을 알 수 있다. (예, 시작은 일찍 들어갔는데, 아직까지 왜 안 끝났는지 확인해 볼 수 있는 단초가 될 수 있다.)

4. 관리지표

<그림6. 관리지표 부분>

업무구성비는 전체 작업에서 해당 Task의 비중(가중치)을 뜻한다. 하위 작업의 각각의 비중 합은 상위작업의 100%가 되어야 하며, 각각 상위작업의 합은 전체작업의 100%이 되어야 한다. (이 원칙에 의해 각 수치들이 관리된다)
- 계획 : 계획진척율*구성비(가중치)
- 실적 : 실적진척율*구성비(가중치)
- 잔여일 : 계획의 종료일과 기준일자를 가지고 공휴일 고려한 남은 일자를 표시한다.
  NETWORKDAYS($P$2,L21,holiday!B4:B39) 즉, 기준일자–종료일=남은일자가 된다.
- 차 : (실제진척율-계획진척율)/구성비(가중치)를 수치로 표시하고 적정 관리 수준에서 조건부 서식을 이용하여 신호등 아이콘과 색깔로 표시하면 늦어지는 작업들이 쉽게 눈에 들어 띄도록 할 수있다.
- 비고 : 각 task의 이슈나 산출물을 link로 걸어 둘 수 있다.

5. 전체현황

<그림7. 전체현황 부분>

- 기준일자 : 프로젝트를 하다 보면 일간/주간 진척관리를 하게 되어있는데, 진척을 관리하는 기준일로 생각하면 된다.(기준일자에 따라 진척관련 수치들이 일자에 맞춰 변경된다. ex,주간보고 작성시의 기준일 등)
- 계획진척 : 계획의 전체 진척율
- 실제진척 : 실적의 전체 진척율
- SPI : 계획대비 실적(일정관리지표, Schedule Performance Index)
  * SPI > 1 : 일정단축
  * SPI = 1 : 일정준수 
  * SPI < 1 : 일정지연 
- 상태 : 프로젝트 전체의 상태 표시 (수치를 관리하고자 하는 수치로 변경하여 관리)

6. 공휴일관리

<그림8. 공휴일 관리>

별도의 탭에 공휴일을 넣을 수 있도록 처리하였고, 해당 공유일은 앞에서 설명한 일정과 관련된 기간, 잔여일 등에서 사용이 된다.
=CONCATENATE(NETWORKDAYS(K20,L20,holiday!B4:B39),"일") 

그 동안 사용해 본 결과 사용자, 작업자, 보고서를 받아보는 이해관계자들 모두 다른 양식에 비해 호응이 괜찮았던 것 같다. 특히 보고서 전달시 이미지 또는 pdf로 이해관계자별로 간략, 상세 형태로 구분하여 Risk관리와 함께 공유하면 효과가 좋다. 간략/상세의 기준은 아래의 그룹관리로 간단히 처리 할 수 있다. 그룹을 축소하면 간략 보고(큰 작업 위주로), 확장하면 상세 보고(전체 또는 중간레벨 위주로)형태로 쉽게 만들 수 있다.

<그림9. 엑셀의 그룹관리>

- 프로젝트 전체에 대한 진척.(전체축소)

<그림10. 전체축소 - 프로젝트 전체에 대한 현황만 표시>

- 각 그룹별(큰 작업위주로) 진척 (중간펼침)

<그림11. 중간펼침 - 대분류 작업 목록 현황만 표시>

- 상세진척(중간확장)

<그림12. 중간확장 - 대분류 하위 항목까지의 현황 표시>

- 상세진척(완전확장)

<그림13. 전체확장 - 프로젝트 전체 작업에 대한 항목/현황 표시>

템플릿의 글꼴은 다음체를 적용하였다. 혹시 템플릿이 깨진다면 다음체를 받아 설치하면 보이는 화면과 동일하게 볼 수 있고, 글꼴은 원하는 글꼴로 얼마든지 변경이 가능하다.

마지막으로, 쓰다 보니 두서없이 써서 이해하기 어려울 수 있겠다는 생각이 드네요. 제 글 보다는 수식을 잘 보시면 이해가 빠를 것 같습니다. 수식 잘못된 부분 있으면 알려주시고 개선되어야 할 부분 많은 개선 부탁 드립니다.

WBS_sample.xlsx